内部系统产品经理手册

内部系统产品经理手册

码匠 · 16 minute read

许多公司为了规范与优化日常工作流程会使用内部系统。内部系统是一个广义概念,由所有企业内部团队使用的工具和应用程序构成,包括 Admin 后台、可视化看板、客户管理面板、资源管理平台等等。近几年来随着内部系统这一概念的兴起,与内部系统相关的产品管理工作也得到了长足发展。目前,许多公司内部系统的设计、开发和维护等工作都由专门的内部系统产品经理负责。与传统产品经理的工作不同,内部系统产品经理需要根据公司内部不断变更的工作需求对内部产品的功能进行迭代,所以许多公司都选择了低代码平台来研发内部系统,以帮助内部系统产品经理在满足需求的前提下保证开发效率。

本篇文章码匠将带您一同了解和梳理内部系统产品经理的方方面面。

内部系统的产品管理需要做什么?

企业的需求会随着发展而不断变化,为了跟上这种不断变化的商业趋势,其所使用的内部系统也要不断更新迭代。对于内部系统的管理与维护,一般由 CTO 指定单人或者团队负责。被指定的内部系统产品经理负责开发目的和功能明确的内部应用,后还需根据企业用户可能的需求升级这些内部应用。

与内部系统产品管理相关的一些基本步骤如下:

  1. 确定业务需求

  2. 开发符合业务需求的技术解决方案

  3. 测试解决方案是否满足功能需求

  4. 为内部团队推出该工具

  5. 定期测试该工具,并进行持续扩展开发以应对新需求

谁为负责内部系统产品负责?

这个问题的答案不唯一,但不管怎么样,每个企业内部都需要某个类似 CTO 的人来督导整个内部系统的开发过程,他们需要关注内部系统应包含的功能集、性能和可用性,以及在应用推出之后公司内部有多少人察觉到并开始使用了。

内部系统产品经理的任职之旅通常从 CTO 团队开始担任产品负责人,然后由内部系统产品经理来根据使用者(企业员工)需求搭建内部系统。

这些内部系统除了解放用户还能解放开发者。「管理内部系统」的「内部应用」同样简化了内部系统的产品管理,在很大程度上也减少了开发者和内部系统管理者的工作量。

内部系统产品管理有什么需求,与常规的产品管理有何不同?

内部系统在公司的发展过程中发挥着至关重要的作用。每家公司内都有专门的工作流程来处理和管理企业内部业务,这些流程规范保证了企业的正常运转。内部系统产品经理应该对这些内部流程了如指掌并抽象出结构化的流程工具,同时引导和帮助公司各个团队使用,这样既保证了公司业务的发展,也能够为技术人员节省很多时间,让他们将精力更多的放到公司业务上来。

内部系统相关的产品管理工作与普通产品的管理工作是很类似的,不同点在于,内部系统产品管理的目标用户是公司员工,而外部产品的目标用户是公司客户。因此,内部系统的产品经理还需要负责管理解决方案、沟通其他使用内部工具的部门并及时反馈问题。总结起来就是:

  1. 内部产品管理与支持员工生产、支持公司对外的产品和服务相关的交付有关。

  2. 外部产品管理则与了解客户的期望并相应地改进公司产品有关。

内部产品的管理工作大致有两个方面:

  1. 将员工视为 "客户"。例如,公司的销售部门可能需要一个内部数据看板,以便直观地了解整个销售链的情况,内部系统产品经理的职责就是搭建合适的内部工具协助他们完成这项工作。

  2. 内部系统产品经理还需要努力建立一系列灵活的内部工作流程,以便公司员工能够在最短的时间和成本内将他们的想法转化为现实。

如何制定内部系统产品管理的策略?

搭建并管理能够简化内部业务流程的内部系统可能非常棘手,以下几个简单步骤能帮助加速这一流程。

平衡利用公司正常业务和开发内部系统的成本

内部产品管理是指在不影公司正常业务的情况下开发能够提高团队绩效的产品,而成功的关键就在于平衡这两个方面。请务必牢记,内部系统产品经理的重点是明确公司内部用户所面临的问题。

公司内部员工可能会对存在的问题提各种需求,甚至站在他们的角度推荐各种解决方案,但最终还是要由内部系统的产品经理决定当前条件下,是否要高优解决这些问题,这些问题背后的本质是什么,以及采用什么样的解决方案。也就是说内部系统产品经理的最终目标是深入挖掘能够解决企业用户痛点的工具。

建立良好的问题反馈渠道

内部系统产品经理应该优先保证解决内部系统问题沟通的透明性,在产品沟通策略方面须先收集问题和反馈,然后尽可能频繁地在内部团队中传播这些问题,并收集大家对内部系统存在的问题的评价。

建立沟通透明性的一个好方法是与所有内部用户进行会议交流,在这些会议上,内部系统产品经理可以讨论各种问题,比如用户们是否认为当前的内部工具很有用,他们在使用之后有何想法,以及他们想分享的其他任何使用经验。像这样的反馈和评论会议可以帮助内部系统产品经理了解内部系统还需改进的方面和领域。

降低用户上手成本

内部产品的使用与迭代一定要积极听取内部用户的意见,有效监控内部数据,并基于数据采取行动。请注意,公司内部用户并不都是「技术发烧友」。如果内部系统产品经理为他们提供了一个使用上非常困难的内部系统,他们很可能要花很多时间来熟悉它,公司员工也不可能将大把精力花在熟悉内部系统的使用上。

理想情况下,内部系统的产品经理在保证系统交互简洁、合理的前提下(此处省略一万字),应该为所有正在使用的内部工具创建一个使用说明(文字或视频形式都可以),这个说明应该包括每个工具的特点和功能以及操作它们的相关技能要求。这种方法可以在一定程度上减少员工使用上的压力。

可扩展性设计

每个企业都有自己的一套运作流程和商业目标,作为一个内部系统产品经理,必须正确认识企业的需求和目标,这样才能建立一套高效的内部系统。

对于一个目前正处于成长阶段的公司来说,内部系统的可扩展能力非常重要。例如,在发展早期,公司的业务场景往往十分有限,也就是说,一些基本的内部工具就能解决绝大多数业务场景。然而,随着公司业务的发展壮大和用户数量的增加,他们的需求也会相应扩大。用户可能需要在同一个解决方案中增加大量的附加功能。因此,可扩展的内部系统尤为重要。那么相应的,一个内部系统产品经理就必须要对企业用户的需求有一个全面的了解。

选对工具,事半功倍 —— 低代码平台

低代码平台可以帮助内部系统产品经理使用预先建立的模板、拖放工具和其他 UI 组件快速开发高效的内部系统,其还能使用基于规则的自动化来简化内部系统产品经理的工作。

许多低代码平台能够帮助公司各类业务场景搭建相应的内部应用程序,包括营销相关程序、销售相关程序、入职应用等。作为一个内部系统产品经理,只要问题清晰、目标明确,您就可以使用包括预建模块、可复用代码和多种工作流程集成的低代码平台进行内部系统的开发。

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内部系统产品经理面临的机遇和挑战

内部系统产品经理会面临很多机遇和挑战,如果您有意向从事这份工作,不妨先了解下这些机遇与挑战:

机遇

  1. 内部系统产品经理在发展企业的产品优先文化方面发挥着重要作用,他们可以打破陈旧的商业模式,不断引入创新的想法。

  2. 内部系统产品经理必须对现有的内部用户和他们所面临的挑战有深入的了解,因此在熟悉公司内各种业务流程与规范的同时,还需要与各个团队充分沟通以及长期合作,这对他们在公司内的职业发展来说是一个很好的机会。

  3. 内部系统与面向外部用户的产品相比产品形态相对成熟、稳定,有利于产品经理不断深挖迭代并沉淀自己的方法论。

挑战

  1. 内部系统产品经理需要承担很多责任,如研究与掌握企业内部流程(可能很复杂)、广泛沟通、抽象并设计产品功能、进度跟进、反馈信息收集等。

  2. 内部系统产品经理可能很难展示自己的商业价值,因为他们并不直接参与创收,因此他们的积极性可能很容易被打压。